Secretária Executiva & Concierge Pessoal

Sobre a oportunidade

A PotencialRH conduz um processo seletivo confidencial para uma posição de Secretariado Executivo & Concierge Pessoal, dedicada ao suporte integral de uma liderança de alta exposição. Buscamos uma pessoa experiente, discreta, organizada e altamente resolutiva para coordenar rotinas pessoais, domésticas e profissionais complexas, com autonomia e atenção rigorosa aos detalhes.

Principais responsabilidades

·       Gerenciar e conciliar agenda pessoal e profissional, antecipando compromissos, necessidades e prioridades.

·       Atuar como ponto central de organização das demandas, acompanhando cada solicitação até sua conclusão e reportando soluções e pendências com clareza.

·       Coordenar a operação de residências de alto padrão, incluindo manutenção preventiva e corretiva, suprimentos, padrões de serviço e interface com administradores locais.

·       Organizar e acompanhar escalas, rotinas e qualidade das entregas de equipes de apoio doméstico e prestadores de serviços.

·       Planejar viagens nacionais e internacionais, cuidando de documentação, vistos, passaportes, reservas e logística de transporte.

·       Articular demandas pessoais e familiares com discrição, profissionalismo e elevado padrão de atendimento.

·       Conferir despesas, documentos, contas e relatórios, garantindo precisão e integração com a área administrativo-financeira.

·       Implementar controles, checklists e ferramentas para dar previsibilidade às rotinas e reduzir retrabalho.

Requisitos e experiência

·       Experiência consistente em secretariado executivo sênior, assistência pessoal de alto padrão, concierge privado, family office ou funções correlatas.

·       Vivência prática com gestão de residências, funcionários de apoio, fornecedores e rotinas simultâneas de alta complexidade.

·       Inglês fluente para comunicação profissional e organização de demandas internacionais (indispensável).

·       Experiência com viagens, agenda, documentação internacional e controles administrativos/financeiros.

·       Domínio de ferramentas digitais de produtividade, organização e acompanhamento de tarefas.

·       Formação superior em Secretariado Executivo, Administração, Hotelaria ou áreas correlatas será considerada diferencial.

Competências essenciais

Proatividade e antecipação de problemas; autonomia e senso de responsabilidade; confidencialidade e discrição; postura ética e limites profissionais; comunicação clara e objetiva; organização, atenção aos detalhes e capacidade de adaptação a demandas dinâmicas.