1. Objetivo do cargo

Atuar como ponto central de apoio ao sócio fundador/investidor e aos sócios , administrando agendas, compromissos, demandas administrativas pessoais e pendências práticas do dia a dia. A função deve liberar tempo dos executivos, reduzir riscos de atraso ou esquecimento e assegurar organização, confidencialidade, agilidade e acompanhamento até a conclusão.

A posição combina secretariado executivo e assessoria pessoal. Exige elevado grau de confiança, discrição, senso de prioridade, autonomia responsável e capacidade de transitar entre temas corporativos e pessoais sem misturar informações ou perder controles.

2. Escopo e principais responsabilidades

Gestão das agendas dos sócios

· Organizar, atualizar e conciliar as agendas profissionais e pessoais dos executivos.

· Agendar, reagendar e confirmar reuniões, visitas, consultas, eventos e compromissos particulares.

· Identificar conflitos, avaliar urgência e propor alternativas antes de submeter decisões aos sócios.

· Preparar informações essenciais para cada compromisso: pauta, participantes, endereço, documentos, horários e contatos.

· Realizar lembretes e follow-ups de decisões, compromissos e pendências.

· Organizar viagens, passagens, hospedagens, reservas, traslados e respectivos comprovantes.

Apoio Administrativo e financeiro pessoal

· Controlar contas a pagar pessoais, vencimentos, boletos, tributos, taxas, mensalidades, seguros e pagamentos recorrentes.

· Tirar e enviar guia de SPU, UNIMED, e outros que houver para pagamento do sócio.

· Providenciar pagamentos somente conforme alçadas, autorizações e meios definidos pelos sócios; arquivar os comprovantes.

· Manter controles simples e atualizados de obrigações, pagamentos, reembolsos e pendências.

· Tratar demandas com bancos, contabilidade pessoal, seguradoras, imobiliárias, administradoras, clínicas e prestadores de serviços.

· Apoiar demandas autorizadas de familiares, preservando o mesmo padrão de sigilo e prestação de contas.

· Receber, organizar documentos do Imposto de Renda para envio a contabilidade, do sócio majoritário e filhos. Receber a previa do IR revisar e dar ok, acompanhar todo o processo. Bem como monitorar e receber balanços da OFFSHORE para o processo de IR e obrigações legais que a Contabilidade precisa fazer.

· Acompanhar multas, recursos, IPVA, licenciamento, seguros, revisões e documentação de veículos.

· Solicitar certidões, reconhecer firmas, autenticar documentos e acompanhar procurações, registros e protocolos em cartórios.

· Organizar documentos físicos e digitais: contratos, certidões, seguros, comprovantes, documentos pessoais e registros patrimoniais.

· Controlar prazos de renovação e validade, mantendo alertas antecipados e evidências de conclusão.

· Interagir com despachantes, órgãos públicos e prestadores, acompanhando cada solicitação até o encerramento.

Interface, comunicação e proteção da rotina

· Filtrar contatos e demandas dirigidas aos sócios, distinguindo urgência, importância e possibilidade de resolução direta.

· Atuar como elo organizado entre os executivos, familiares, fornecedores, prestadores e interlocutores autorizados.

· Cobrar retornos de forma cordial e firme, registrar acordos e evitar pendências sem responsável ou prazo.

· Antecipar necessidades logísticas, documentais e financeiras, apresentando problemas com opções objetivas de solução.

· Manter separação adequada entre informações empresariais e pessoais e observar integralmente os padrões de confidencialidade.

3.Requisitos obrigatórios

· Experiência consistente como secretária executiva, assessora pessoal, assistente de diretoria ou função equivalente.

· Vivência com agendas complexas, viagens, documentos, pagamentos e múltiplas demandas simultâneas.

· Domínio de Outlook/Microsoft 365, calendários digitais, WhatsApp, Word e Excel.

· Excelente comunicação oral e escrita, organização documental e disciplina de follow-up.

· Disponibilidade para diligências externas em Joinville e região.

· Postura madura, confiável, discreta e compatível com uma posição de confiança.

Desejáveis

· Formação em Secretariado Executivo, Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.

· Experiência apoiando dois ou mais executivos, empresários ou famílias empresárias.

· Conhecimentos práticos sobre cartórios, procurações, certidões, seguros, imóveis e veículos.

· Inglês funcional para viagens, reservas e comunicação básica.

· CNH categoria B e disponibilidade para deslocamentos.

4. Competências comportamentais

Confidencialidade

Protege informações sensíveis e sabe o que pode ou não ser compartilhado.

Priorização

Distingue urgência real, impacto e dependências entre duas agendas.

Antecipação

Identifica vencimentos, conflitos e riscos antes que gerem impacto.

Autonomia responsável

Resolve o que está dentro da alçada e escala o que exige decisão.

Atenção aos detalhes

Confere datas, valores, documentos, autorizações e destinatários.

Comunicação assertiva

É cordial, objetiva e firme ao cobrar retornos e alinhar expectativas.