Auxiliar administrativo - Escritorio de Arquitetura - Sorocaba/SP

Auxiliar Administrativo – Descrição de cargos

Área: Administrativo / Operacional

Missão do cargo

Garantir a organização e o bom funcionamento das rotinas administrativas do escritório de arquitetura, oferecendo suporte à equipe técnica e à gestão por meio do controle de agendas, prazos, documentos, processos e demandas internas, contribuindo para a produtividade, a qualidade das entregas e o cumprimento dos compromissos assumidos com clientes e parceiros.

Relacionamentos internos e externos: Arquitetos, designers, coordenadores de projetos, direção, clientes, fornecedores, prestadores de serviços e parceiros do escritório.

1. Descrição das principais atividades e responsabilidades

1. Gestão de agenda e controle de prazos

2. Organização de documentos e arquivos

3. Organização e acompanhamento de processos

4. Atendimento e comunicação

5. Suporte administrativo aos projetos de arquitetura

6. Rotinas administrativas e controles internos

2. Competências necessárias para o cargo

Competências comportamentais: (Organização, Planejamento, Proatividade, Atenção aos detalhes,  comunicação, Responsabilidade com prazos, Discrição e confidencialidade).

Habilidades técnicas

• Domínio de ferramentas pacote office;

• Facilidade com agendas digitais, calendários compartilhados e ferramentas de organização de tarefas.

• Organização de documentos em nuvem e sistemas de gestão de arquivos.

• Elaboração de planilhas, relatórios, atas e controles administrativos.

• Controle de prazos, pendências, responsáveis e cronogramas.

• Comunicação escrita profissional, com boa redação e revisão de textos.

• Facilidade para aprender sistemas de gestão de projetos e processos.

• Conhecimento básico de rotinas administrativas, atendimento e organização documental.

• Capacidade de acompanhar fluxos de trabalho sem perder informações ou prazos.

3. Requisitos e qualificações

Escolaridade: Ensino médio completo. Desejável curso técnico, tecnólogo ou graduação em Administração, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.

Experiência profissional: Desejável experiência anterior em funções administrativas, secretariado, assistência de projetos ou suporte à gestão. Experiência em escritórios de arquitetura, engenharia, design de interiores ou empresas de projetos será um diferencial.

Conhecimentos desejáveis

• Excel ou Google Planilhas.

• Ferramentas de agenda e gestão de tarefas.

• Organização de arquivos digitais e documentos.

• Familiaridade com o fluxo de trabalho de um escritório de arquitetura.

Diferenciais: Facilidade para lidar com múltiplas demandas, experiência no atendimento a clientes de alto padrão e capacidade de estruturar rotinas administrativas que ainda não estejam formalizadas.

4. Atitudes e comportamentos esperados

Espera-se que a profissional:

• Mantenha uma postura profissional, cordial e colaborativa.

• Preserve a organização dos ambientes e das informações sob sua responsabilidade.

• Não aguarde a cobrança da gestão para acompanhar pendências já identificadas.

• Comunique riscos de atraso com antecedência.

• Registre informações importantes para evitar retrabalho e falhas de comunicação.

• Respeite os procedimentos internos e os limites de sua autonomia.

• Busque continuamente melhorias na organização e na produtividade do escritório.

5. Salário e benefícios