Assistente Administrativo

Horário de Trabalho: Segunda-feira à Quinta-feira das 08h às 12h e das 13h às 18h e na Sexta-feira das 08h às 12h e das 14h às 18h.

Formação Acadêmica: Ensino Superior Completo ou cursando em Administração, Gestão Hospitalar ou áreas afins.

Requisitos: Experiência prévia em rotinas administrativas, preferencialmente na área hospitalar, cooperativas ou setor de suprimentos.

Desejável: Experiência com gestão de comitês ou grupos técnicos; Conhecimento em OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais); Vivência com sistemas de gestão hospitalar.

Cursos Complementares e Competências: 

• Domínio do Pacote Office (Word, Excel e PowerPoint);
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização, atenção aos detalhes e controle de processos;
• Conhecimentos em rotinas administrativas e setor de suprimentos;
• Controle de estoque, compras e acompanhamento de materiais;
• Organização de documentos, atas e relatórios administrativos;
• Suporte na organização de reuniões e processos internos;
• Noções de contratos administrativos e protocolos hospitalares.

Principais Atividades:

Organização de Reuniões

Organizar reuniões do Comitê de DMI: definir datas, horários, local, enviar pautas e convocar membros;

Participar de todas as reuniões realizadas pelo Comitê;

Redigir atas das reuniões, registrando pontos discutidos, decisões e ações.

Comunicação

Manter comunicação clara e profissional com fornecedores e membros do Comitê;

Monitorar comunicações urgentes no grupo de WhatsApp DMI.

Documentação

Gerenciar documentação do Comitê: arquivamento de atas, decisões, relatórios e documentos; Manter calendário atualizado com reuniões, eventos e prazos.

Logística

Apoiar logisticamente reuniões e eventos: preparar local e materiais necessários.

Controle de Compras e Estoque

Preparar planilhas de cotações para negociação com fornecedores; Conferir pedidos autorizados x faturados, garantindo precisão; Fiscalizar níveis de estoque de OPME para atender demandas da Cooperativa. 

Relatórios e Indicadores

Levantar custos de compras de OPME por especialidade (mensal e anual); Elaborar relatórios periódicos sobre atividades, decisões e ações do Comitê.

Contratos e Normas

Monitorar contratos com fornecedores de OPME, garantindo cumprimento; Formalizar notificações em caso de descumprimento; Auxiliar na formalização de normas e protocolos de uso de OPME.

Operação e Suporte Técnico

Manusear sistemas administrativos e de gestão, e outros necessários para controle e organização das Informações. Acompanhar necessidades operacionais, solucionando eventuais falhas técnicas relacionadas à execução das tarefas.

Operar equipamentos necessários à execução de atividades afins.

Realizar serviços de lançamento e monitoramento de notas fiscais e contratos no Sistema Pirâmide. Criar e monitorar processos administrativos no sistema PING e outros sistemas de gestão.

Conformidade e Segurança

Zelar pelo cumprimento das disposições regulamentares internas e da legislação vigente. Acompanhar o processamento das atividades e verificar as condições de higiene e segurança do trabalho, assegurando a normalidade dos serviços planejados e organizados.

Orientação e Troca de Informações

Receber orientação do seu superior imediato, trocando informações sobre as atividades e as ocorrências, para assegurar a confiabilidade ao trabalho;

Outras Atividades

Desempenhar outras atividades similares às previstas para o cargo e exigências da Cooperativa.

Competências/Atitudes necessárias:

Encanta o Cliente; Gerência Emoções (Inteligência Emocional); Gera Resultados (Foco no Resultados); Coopera para Crescer (Cooperação); Busca a Excelência (aprendizado

contínuo e inovação); Engajamento e Sentimento de Pertencimento; Comunicação e Compartilhamento.

Aplicar-se a Vaga